Scrivere e-mail in inglese è una di quelle competenze che diamo spesso per scontate, ma che in realtà fanno una grande differenza nella comunicazione professionale. Molti italiani, anche con una buona conoscenza dell’inglese, si trovano in difficoltà quando devono inviare un’e-mail di lavoro a un collega o cliente internazionale.
Il problema?
Non è solo una questione di grammatica: entrano in gioco errori comuni legati al tono, alla struttura, alla traduzione diretta e perfino a differenze culturali.
In questo articolo esploreremo gli sbagli più frequenti, capiremo cosa cambia tra il nostro modo di comunicare e quello anglosassone, e scopriremo strategie concrete per migliorare il proprio business writing.
Gli errori più comuni nelle e-mail in inglese
Una delle prime cose che salta all’occhio nelle e-mail in inglese scritte da italiani?
- Il tono.
Spesso ci si muove tra due estremi: da un lato l’eccessiva formalità, dall’altro un’impostazione troppo amichevole.
Entrambe possono risultare fuori luogo.
Pensiamo a un’e-mail come questa:
“Hi John! How are you? I hope everything is fine. I just wanted to ask you a little thing…”
È cordiale, certo, ma può sembrare poco professionale in un contesto aziendale.
Un’alternativa più adeguata potrebbe essere:
“Dear John, I hope you’re doing well. I’m writing to ask you about…”
D’altra parte, c’è anche chi è troppo diretto, con frasi che in italiano non suonerebbero aggressive, ma che in inglese lo diventano facilmente:
“Send me the report by Friday.”
Anche se tecnicamente corretta, è meglio optare per una forma più gentile:
“Could you please send me the report by Friday?”
E’ importante ricordare che il tono va adattato al contesto e al destinatario: una e-mail ad un collega stretto può essere più colloquiale, mentre una comunicazione con un cliente o un superiore richiede più formalità.
- Un altro errore comune riguarda la struttura delle e-mail.
In italiano tendiamo a essere più discorsivi, a iniziare con lunghi preamboli o a inserire informazioni non essenziali, e spesso arriviamo al punto solo dopo diverse righe.
In inglese, invece, si predilige uno stile più asciutto e lineare, con una struttura più diretta e sintetica: l’obiettivo dell’e-mail deve emergere subito.
Ad esempio un’espressione come:
“I’m writing this email because I would like to inform you about something that is happening in our department.”
Può essere tranquillamente sostituita con una più diretta al punto come:
“I’d like to inform you about a recent change in our department.”
- Poi c’è il grande classico: le traduzioni letterali.
Il nostro cervello, quando siamo sotto pressione, si affida all’italiano per “costruire” frasi inglesi.
Ma il risultato è spesso fuorviante, se non proprio errato.
Alcuni esempi tipici?
- “I attach you the document.” → in inglese non funziona.
Meglio: “The document is attached.”
- “I wait your answer.” → suona innaturale.
È preferibile: “I look forward to your reply.”
- “We are in five.” → in inglese si dice “There are five of us.”
Questi errori, pur sembrando piccoli, possono compromettere la chiarezza e l’efficacia della comunicazione.
Le differenze culturali nelle e-mail: oltre la grammatica
A volte, anche un’e-mail scritta con grammatica perfetta può risultare “sbagliata”. Come mai?
Perché la comunicazione aziendale non è solo linguistica, ma anche culturale.
E qui entrano in gioco abitudini e codici impliciti che cambiano da Paese a Paese.
Gli italiani, ad esempio, danno molto valore al rapporto umano.
Nelle e-mail tendiamo a essere calorosi, prolissi, con molte formule di cortesia. Tant’è vero che spesso iniziamo con lunghi saluti e convenevoli.
Gli anglosassoni, invece, vanno più dritti al punto: prediligono efficienza, chiarezza, comunicazione dell’obiettivo.
Questo può portare a malintesi: un’e-mail “fredda” per un italiano può essere perfettamente appropriata per un inglese o un americano.
Ad esempio, se in italiano inizieremmo con:
“Caro collega, spero che tu stia bene. Come vanno le cose? Ti scrivo per…”
In inglese è sufficiente:
“I hope you're well. I'm writing to…”
Un altro aspetto interessante riguarda la gestione del disaccordo.
In Italia, essere diretti non è necessariamente maleducato.
Nell’inglese aziendale, invece, si pratica il cosiddetto “saving face”: anche in caso di disaccordo o critiche, il linguaggio resta diplomatico.
Praticamente si preferisce "salvare la faccia" quando c’è un conflitto.
Quindi, invece di scrivere:
“You made a mistake in the file.”
Sarà più elegante (e strategico) dire:
“There seems to be a small issue with the file” o “There seems to have been a misunderstanding”.
Un’ultima nota riguardo all’espressione del disaccordo.
Proprio per il “saving face”, dire “no” in modo netto può risultare troppo duro.
È preferibile usare espressioni attenuate:
“I’m not sure I completely agree” o “That’s an interesting point, but I see things differently.”
Saper usare queste sfumature fa la differenza tra una comunicazione che costruisce relazioni e una che crea tensioni.
Impara i "chunks": evita i falsi amici e scrivi efficacemente
Molti degli errori più insidiosi nascono dal tentativo (comprensibile) di tradurre dall’italiano. Ma la traduzione diretta è una vera e propria trappola.
Cosa può essere d’aiuto per non cadervi? I cosiddetti chunks, cioè frasi fatte o combinazioni di parole che ricorrono spesso insieme.
L’inglese ha infatti le sue espressioni fisse, che vanno imparate e usate così come sono.
Alcuni esempi utilissimi in una e-mail professionale:
- “Please find attached…” (molto meglio di “I attach you…”)
- “I look forward to hearing from you” (per chiudere in modo elegante)
- “Let me know if you need anything else.”
Usare questi chunk ti fa sembrare più fluente e padrone di una comunicazione efficace. Ma non solo.
Ti svincola dalla traduzione diretta e dai suoi rischi: espressioni errate e falsi amici.
I false friends sono parole che sembrano familiari ma hanno un significato diverso in inglese.
Qualche esempio?
- Actually non significa “attualmente” ma “in realtà”
- Eventually non è “eventualmente” ma “alla fine”
- Sensible non vuol dire “sensibile”, ma “ragionevole”
Questi piccoli trabocchetti linguistici possono creare confusione o imbarazzo se usati male.
Il consiglio?
Impara i chunks tramite la pratica!
Esponiti il più possibile all’inglese aziendale autentico, leggi e-mail reali, salva le espressioni utili e, se possibile, usale fin da subito.
Puoi anche creare un piccolo glossario personale.
Rispetto alla traduzione parola per parola, è un modo molto più efficace (e naturale) di imparare e comunicare correttamente.
Consigli pratici per scrivere e-mail professionali ed efficaci
Scrivere bene un’e-mail in inglese non richiede un vocabolario complicato, ma una serie di buone abitudini.
Ecco qualche consiglio pratico che puoi applicare da subito e che aiuta una comunicazione efficace.
- Parti con chiarezza
Prima ancora di scrivere, chiarisciti le idee.
Cosa vuoi ottenere da questa e-mail? A chi stai scrivendo? È una persona che conosci o un nuovo contatto?
Le risposte a queste domande ti aiuteranno a scegliere il tono e la struttura più adatta.
- Usa una struttura semplice
Una buona e-mail segue quasi sempre questo schema:
- Saluto (Dear Sarah, / Hi John,)
- Introduzione breve (I’m writing to inform you about...)
- Corpo centrale con 1 o 2 punti chiave
- Conclusione chiara (Let me know what you think.)
- Formula di chiusura (Best regards, / Kind regards,)
- Semplifica il linguaggio
Non c’è bisogno di usare parole complicate per sembrare professionali. L’inglese aziendale premia la chiarezza.
Se puoi dire qualcosa in modo semplice, fallo.
- Rileggi, sempre
Prima di cliccare su “Invia”, prenditi un momento per rileggere. Controlla non solo gli errori grammaticali, ma anche se il messaggio è chiaro, se il tono è adatto e se hai davvero scritto tutto quello che volevi dire.
- Usa l’intelligenza artificiale come alleata
I moderni strumenti di AI, come ChatGPT o Claude, sono ottimi alleati per il business writing. Il loro aiuto può fare la differenza.
Puoi chiedere loro di revisionare una bozza, suggerire una struttura o un tono più adatto, o semplicemente controllare l’inglese.
Un esempio di prompt utile:
“Rivedi questa e-mail per un tono professionale e naturale. Destinatario: cliente internazionale.”
L’AI non sostituisce la conoscenza, ma può essere un utile supporto.
- Personalizza le tue e-mail
Evita modelli troppo generici. Personalizzare anche solo l’oggetto o il primo paragrafo può fare la differenza.
Migliora il tuo business writing
Scrivere e-mail efficaci in inglese è molto più che non fare errori: si tratta di comunicare adeguatamente, rispettando i codici culturali dei vari interlocutori e dimostrando attenzione ai dettagli.
Se senti che il tuo modo di scrivere in inglese può migliorare — che si tratti di tono, vocabolario, fluidità o struttura — Intuition può aiutarti.
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