Saper scrivere una e-mail in inglese formale è sempre più importante. Si tratta della lingua più usata a livello internazionale! Può essere la carta vincente, la chiave del tuo successo! Soprattutto in ambito professionale, dove la e-mail è la forma di comunicazione più usata.
Allora come scrivere correttamente una e-mail in inglese formale? Come si struttura? Quali passi bisogna seguire? Come renderla efficace? Quali parole o frasi è meglio usare?
Ecco la guida che ti aiuta in tutto questo! Basta seguire pochi punti e il risultato è assicurato!
Scrivere una e-mail in inglese formale non è mai stato così semplice!
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Come iniziare un’e-mail in inglese formale?
Per scrivere una e-mail in inglese formale bisogna cominciare dall’inizio! Sembra scontato ma non lo è: si tratta di un passo fondamentale. Infatti, la psicologia insegna l’importanza dell’effetto primacy: le prime informazioni sono quelle che hanno influenza maggiore di tutte le altre. Danno una prima impressione, la cornice in base a cui viene valutato il resto.
Allora sfruttiamo questo effetto! Vediamo come iniziare a scrivere una e-mail in inglese formale!
Il primo passo: salutare.
Conosci nome e cognome del destinatario?
Mettiamo caso che si chiami William White. Bene, puoi iniziare con “Dear William” se c’è già un po’ di confidenza tra voi.
Altrimenti, per una e-mail in inglese più formale, meglio Mr. per uomini e Ms. per donne più il cognome! Quindi: “Dear Mr. White”.
Non conosci la persona a cui ti rivogli?
In questo caso, la tua e-mail in inglese formale può iniziare con “To whom it may concern” (A chi di competenza).
Un’altra opzione è: “Dear Sir/Madam” o “Dear Mr./Ms.” (Egregio signore/signora).
Il secondo passo: introduzione.
La tua e-mail è una risposta ad un’altra?
Se sei stato contattato per primo, beh allora ringrazia!
Una corretta e-mail in inglese formale usa espressioni come:
“Thank you for contacting me” (Grazie per avermi contattato);
“Thanks for getting back to me” (Grazie di avermi fatto sapere).
Se la tua risposta è un po’ in ritardo, è bene far capire che si è dispiaciuti per questo. Essere gentili è importante per fare una bella figura! Allora puoi dire:
“I apologize for the delay in replying!” (Mi scuso per il ritardo nella risposta!)
“I’m sorry for taking so long to get back to you!” (Scusa se ti rispondo con così tanto ritardo!)
Sei tu ad iniziare la conversazione?
Allora devi specificare il motivo della tua e-mail. Puoi introdurre il discorso con frasi come:
“I am writing to enquire about/ to inform you that/ in reference to…” (Scrivo per chiedere informazioni su/per informarla che/in riferimento a…).
Un’altra espressione utile è: “I read/heard about… And I would like…” (Ho letto/sentito che… E mi piacerebbe…).
Il terzo passo: lo sviluppo.
A questo punto, una corretta e-mail in inglese formale arriva al dunque. Possono esserci diversi sviluppi, vediamone qualcuno più usuale.
Devi formulare una richiesta?
Prova ad introdurla con:
“’I’m interested in obtaining/receiving” (Sono interessato a ottenere/ricevere)
“Would it be possible for you to…” (Sarebbe possibile per lei…).
Vuoi offrire supporto?
Ecco alcune espressioni più usate nelle e-mail in inglese formale:
“We would be happy to…” (Saremmo felici di…)
“Our company would be pleased to…” (La nostra azienda avrebbe piacere a…)
“Would you like us to…?” (Ti piacerebbe che noi…?)
Forse devi dare cattive notizie?
Fallo comunque in modo gentile e formale. Gli inglesi usano dire:
“We regret to inform you that…” (Ci dispiace informarla che…)
“I’m afraid it would not be possible to…” (Ho paura che non sarebbe possibile…).
Sono invece buone notizie?
In questo caso, la tua e-mail in inglese formale avrà frasi come:
“I’m delighted to tell you that…” (Ho il piacere di comunicarle che…)
“I’ve got good news for you” (Ho buone notizie per lei)
“We are excited to inform you that…” (Siamo emozionati nell’informarla che…).
Quale chiusura per un’e-mail in inglese formale?
A questo punto la tua e-mail in inglese formale ha un inizio e uno sviluppo. Ora ha bisogno di una buona chiusura.Ancora la psicologia ci spiega la sua importanza: l’effetto recency insegna che le ultime informazioni sono quelle più ricordate! Rimangono più impresse nella memoria!
Anche stavolta ci sono frasi e parole consigliate per scrivere correttamente la tua e-mail. Il gioco è quasi fatto!
Le formule di chiusura e i commenti finali.
Vediamo le diverse possibilità che hai!
Vuoi restare in contatto con l’altro.
Se l’obiettivo è tenere viva la vostra comunicazione, dillo! Spesso è sintomo di interesse, di una proiezione relazionale nel tempo.
Allora prova con queste frasi, scegli a seconda dell’occasione:
“Please feel free to contact me if you have any questions” (Si senta libero di contattarmi se ha domande)
“Let me know if there’s anything else I can help you with” (Mi faccia sapere se c’è qualcos’altro in cui posso aiutarla)
“I look forward to hearing from you” (Attendo con piacere di sentirla).
Vuoi chiedere una risposta veloce.
Per scrivere una buona e-mail in inglese formale, c’è il modo giusto di chiedere! Ed è fatto di cortesia e formalità. Queste espressioni possono fare al caso tuo:
“I’d appreciate if you could reply at your earliest convenience” (Apprezzerei se potesse rispondermi quanto prima)
“This is an urgent matter, please let me know as soon as possible” (Data l’urgenza della questione, per favore mi risponda prima possibile)
Vuoi chiudere la comunicazione.
Vuoi concludere efficacemente la tua e-mail in inglese formale? Bene, perché questa parte viene spesso trascurata. Usa queste semplici formule: servono a dare una chiusura in modo corretto; introducono i saluti finali. Prova con:
“Let me know” (Fammi sapere)
“I’ll let you know” (Ti farò sapere)
“I’ll keep you posted” (Ti terrò aggiornato)
“Thank you for your time” (Grazie per il tuo tempo)
“I appreciate your interest/attention” (Apprezzo il tuo interesse/la tua attenzione)
I saluti finali della tua e-mail in inglese formale.
Siamo arrivati al termine. È il momento di salutare, in modo professionale!
Usa queste parole e vai sul sicuro:
“Best regards” (Cordiali saluti)
“Sincerely” (Cordialmente)
Evita invece espressioni come “Cheers” (Alla salute). Si usa solo tra amici, quando c’è confidenza. Non è adatto ad un contesto formale.
Un esempio di e-mail in inglese formale
Abbiamo visto come scrivere una e-mail in inglese formale. Abbiamo capito come strutturarla, quali frasi e parole usare, le diverse possibilità che si hanno. Abbiamo imparato come essere professionali con linguaggio.
Adesso: un esempio concreto di un’intera e-mail in inglese formale. Può aiutarti ad avere una visione d’insieme!
“Dear Mr. White,
Thank you for contacting me. I apologize for the delay in replying.
As I mentioned last time, I’m interested in obtaining information about the project’s development.
Would you like me to help you somehow? Our company would be pleased to be involved.
I’m delighted to tell you that we have new ideas about the project. We would like to present topics of special interest.
Let me know what you think. Please feel free to contact me if you have any questions.
I’d appreciate if you could reply at your earliest convenience.
Best Regards,”
Ora puoi mettere tutti i consigli in pratica! Sei pronto!
Avevi già scritto una lettera formale in inglese? Hai già qualche conoscenza della lingua?
Ad ogni modo, bisogna valutare il proprio livello e mettersi in gioco! L’inglese va allenato: oggi come oggi è fondamentale!
Allora perché non continuare a migliorare con dei corsi di business english?
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